Частный бухгалтер предлагает бухгалтерское обслуживание

 Тел: 8-916-149-94-10


Проблемы контроля за персоналом и бухгалтерское обслуживание


Мировой экономический кризис заставил многие компании пересмотреть свои расходы. Кто-то сразу бросился сокращать персонал и заказывать бухгалтерское обслуживание, кто-то решил действовать менее радикальными методами.
Вместе с тем кризис - отличное время для реализации новых идей и проектов, в том числе и в сфере повышения эффективности работы персонала, поскольку, кроме здорового желания улучшить, оптимизировать, повысить, теперь есть и назревшая необходимость.
Одним из основных условий деятельности успешного руководителя и, как следствие, всего коллектива является умение организовать свое рабочее время и четко определить, что и в какие сроки необходимо сделать, выяснить для себя мотивацию тех или иных действий, а также проконтролировать исполнение намеченного. Нужно определить задачи, которые в течение дня должен выполнять сотрудник. Поделить их на количество рабочих часов, заложить время на отдых и личное время, которое необходимо каждому. После чего сделать несколько контрольных "замеров" и уже исходя из этого написать должностные инструкции и дальше жестко следить за их выполнением.
Сотрудник должен четко придерживаться начала рабочего дня. Правда, и наказывать за пятиминутное опоздание тоже нет смысла. Главное, чтобы это не превратилось в систему. Если сотрудник, например бухгалтер, задержался на работе за полночь, естественно, порицать его за опоздание на следующий день никто не будет. Более того, можно даже премировать, дав возможность полдня отдохнуть. Это позитивно скажется и на эффективности всего рабочего процесса в бухгалтерии.
Также сотрудник может постоянно просыпать положенное время и приходить на работу на полчаса, час позже. При этом вам важно сохранить этого сотрудника, так как он отличный бухгалтер. Но важно, чтобы другие люди, глядя на него, не распустились, увидев попустительство со стороны руководства. Следует поговорить с этим человеком о том, что руководство готово простить ежедневные опоздания, но при этом он должен будет задержаться на работе ровно на столько же.
Для контроля за работой сотрудников используют различные технические средства.
Офис и все объекты можно оборудовать системами видеонаблюдения. Руководство всегда может путем удаленного доступа через Интернет посмотреть, что делают мои люди на всех объектах, контролировать их рабочий день. В соответствии с этим строится разговор с работниками, решается вопрос о том, как они используют то время, за которое им платят.
Также хорош контроль за электронной почтой, мобильным телефоном, ICQ, путем установки программ-шпионов.
Например, в офисе компании кто-то распечатал 10000 листов текста, и никто в содеянном не признавался. Была установлена программа-шпион, и виновник сразу же нашелся. С этим человеком расстались по обоюдному согласию. Сегодня - расходники на принтер и бумага, а завтра такой сотрудник украдет у тебя бухгалтерскую базу 1С.
С помощью программ можно понять, что тридцать, а то и сорок процентов рабочего времени сотрудник проводит на форумах, сайтах знакомств и прочих развлекательных порталах. В таких случаях следует закрыть доступ с этого компьютера ко всем сторонним ресурсам. Однако это временная мера, которая годится, только пока замена нерадивому сотруднику не найдена. Ведь и этот человек чувствует себя обиженным: как же так, мы вторглись в его личную жизнь, поэтому будет работать из-под палки, и руководителю должно быть понятно, что при таком отношении к работе долговременного сотрудничества не получится.
Проблема дефицита рабочего времени прежде всего связана с психологическими особенностями сотрудников. Каждый имеет собственную шкалу ценностей и приоритетов. Отсюда - очередность выполнения поставленных задач. Не всегда людям удается установить ее так, чтобы действительно важные вопросы, решение которых снимает целый пласт проблем, стояли на первом месте. Хронический же дефицит рабочего времени возникает по вине собственника бизнеса или руководства компании. Если бухгалтер не успевает выполнить необходимые задачи и не хочет учиться это делать быстрее (но при этом так же качественно), значит, пора начать поиски нового. Но бывает так, что объем работы по ведению бухгалтерского учета нельзя сделать просто физически, он слишком велик. Тогда руководитель должен увеличить штат или пригласить приходящего бухгалтера, ведь если работы больше, чем ее можно реально сделать, значит, часть ее делается некачественно. То есть новый сотрудник окупит себя достаточно быстро.
Также важна самодисциплина человека. Один будет испытывать гордость и радость за то, что справился с ведением бухгалтерского учета не только в срок, но еще и раньше коллег. А другой будет радоваться, что сегодня весь день профилонил, украв у компании и ее собственника время. Прежде всего руководитель должен быть примером. В небольших компаниях со штатом менее 100 человек это сделать просто. В больших - гораздо сложнее. И такие рычаги, как штрафы, будут не самым лучшим помощником. Они даже могут подорвать авторитет лидера. Своевременный приход на работу и эффективность бизнес-процессов складываются годами. Несколько месяцев человек включается в работу, вписывается в новый коллектив. Считаю, что личный контакт с сотрудником будет более эффективным, чем система наказаний. А штрафные санкции можно применять разово. Если сотрудник системно тратит свое рабочее время на личные цели, легче его просто уволить.
Также существует проблема, отлучения бухгалтера с места работы, например, ради того, чтобы посидеть в Интернете. Или у какого-то сотрудника сломалась машина и он пытается ее починить в течение рабочего дня... Бизнес не должен страдать ни при каких условиях. Если компания несет убытки из-за одной минуты, потраченной на личные дела, то и этой минуты быть не должно. Самый эффективный способ наказания в этом случае - штрафы.
Важным фактором, влияющим на эффективное использование рабочего времени сотрудниками, является система мотивации. Эффективно построенная система мотивации - мощный рычаг управления в руках руководителя. Если сотрудник четко понимает, за что и какую сумму он получит, что он для этого должен сделать, включается механизм самоорганизации.
Сами сотрудники нуждаются в обратной связи со стороны руководителя, в оценке и поощрении (не только материальном) своих действий. Объективная оценка возможна при грамотно построенной системе контроля со стороны непосредственного руководителя. Таким образом, в вопросе эффективного использования рабочего времени без контроля не обойтись. Необходимо внедрить грамотную систему контроля за промежуточным и конечным результатами деятельности сотрудников, контроль за трудовой дисциплиной.
Для повышения эффективности работы, бухгалтеров можно мотивировать, но здесь есть несколько особенностей - платишь меньше - человек "доворовывает", то есть включаются компенсационные функции, больше - через пару месяцев в него вселяется другая сущность. Ему кажется, что жизнь удалась и он заражается звездной болезнью. Поэтому смысл внутренней мотивации состоит в том, чтобы человека мотивировать за каждое сделанное дело, за каждый позитивный шаг. Если сотрудник получил сильное положительное возмущение для фирмы, поменял среду вокруг себя - будь добр, выложи наличные деньги на стол. Поэтому работает лишь один механизм - окладная часть и множество бонусов. Если налоговая проверка пройдена успешно, бухгалтер вознаграждается. Параллельно с механизмом поощрения обязательно должна быть система штрафов, иначе не будет двойственной связи. Получится, что компания всегда должна сотруднику и он начнет некорректно себя вести. Поэтому также следует ввести много штрафных санкций.
Вообще, если система мотивирована на 100%-ную отдачу человека и он знает, что система оплаты труда дает ему возможность достигать своих личных целей и целей предприятия, то он и не будет искать возможности экономить усилия, то есть отлынивать. А будет постоянно двигаться вперед. Если же демотивировать сотрудника, то, естественно, он будет говорить, что его недооценивают, и в данном случае начнет искать возможности, чтобы сэкономить свои усилия. Это две разные вещи - система мотивации и демотивации. Если сотрудник правильно мотивирован, он не будет искать методов экономии усилий. Есть материальная и нематериальная мотивация в зависимости от потребностей сотрудника. Например, получая зарплату через два-три месяца, человек начинает считать, что это те деньги, которых он достоин. И дальше его опять нужно мотивировать. Это такой бесконечный цикл, сотрудник должен знать значимость предприятия, сотруднику необходимо обеспечивать карьерный рост. Ведь деньги - это всего 50% от того, что необходимо человеку, чтобы он мог чувствовать себя счастливым. Должны быть и социальные гарантии, и тренажерные залы, и обучающие программы и др. Необходимо также обращать внимание на проблемы сотрудника, в том числе и семейные. В большей степени популярны обучающие программы и оздоровительные, корпоративные мероприятия, где люди чувствуют себя частью команды.
Есть пирамида потребностей Маслоу. Нужно сознавать, на какой стадии находится человек, что ему необходимо. Не всегда деньги определяют залог успеха человека, то есть двигают его на совершение подвигов. Все зависит от уровня сотрудника, его интеллектуального развития и внутренних потребностей. Что ему надо? Может быть, ему надо дать грамоту и значок, и этого будет достаточно, чтобы сотрудник поднял компанию, двигался вперед. То есть нужно дать ему то, ради чего он пойдет вперед. Чтобы понять, что нужно человеку, необходимо больше общаться. Понимать проблемы окружающего мира человека: не только, что происходит на работе, но и вокруг него, знать его мечты, желания, кем бы он хотел видеть себя в будущем, нарисовать картину его потребностей. Если он приходит достичь карьерного роста, в этом ключе и нужно его мотивировать. Если приходит заработать денег, то на короткой стадии это вроде и неплохо. Человек зарабатывает, но нужно понимать, что когда среднерыночная цена достигает определенной возможности, то нужно готовиться к тому, что человек будет дальше искать работу. То есть не всегда хорош тот сотрудник, который мотивирован на деньги. В большей степени он нехорош. Нужно всегда смотреть, как он развит духовно, философски, с точки зрения обучения.
В свою очередь главным стимулом для бухгалтера, занимающегося бухгалтерским обслуживанием, остается перспектива обращений к нему в будущем, долгосрочного сотрудничества. По этой причине бухгалтер постарается вести бухгалтерский учет качественно и в срок. Поэтому важно поддерживать постоянную связь с проверенным бухгалтером. В идеале суметь создать доброжелательные дружеские отношения, чтобы ни одна из сторон не сомневалась в надежности другой. Для этого можно организовывать конкурсы среди специалистов по бухгалтерскому обслуживанию, делать рассылки с поздравлениями, открыть корпоративный блог для неофициального общения.


Тел: 8-916-149-94-10

Email: oze.ru@mail.ru